Als zelfstandige word je natuurlijk blij van een nieuwe aanvraag in je mailbox. Nieuwe klant, nieuwe opdracht, nieuwe opportuniteit. Even kijken wat ze precies nodig hebben, PDF openen en verder. We doen het bijna zonder nadenken. En net daarom wilde ik deze even delen. Gisteren kregen we bij GreenTechPower een verdachte aanvraag binnen. Vandaag opnieuw. […]
Als zelfstandige word je natuurlijk blij van een nieuwe aanvraag in je mailbox. Nieuwe klant, nieuwe opdracht, nieuwe opportuniteit. Even kijken wat ze precies nodig hebben, PDF openen en verder.
We doen het bijna zonder nadenken.
En net daarom wilde ik deze even delen.
Gisteren kregen we bij GreenTechPower een verdachte aanvraag binnen. Vandaag opnieuw. En wat mij vooral opviel? Dit waren niet de phishingmails zoals we ze allemaal kennen. Geen bizarre afzender, geen verhaal over een geblokkeerde bankrekening en geen mail waarvan je na drie woorden denkt: ja hoor, nice try.
Integendeel.
De mails zagen er behoorlijk normaal uit. Herkenbare bedrijven en leveranciers, een professioneel bericht, een uitnodiging om deel te nemen aan een aanbesteding en een PDF met alle informatie over het project.
Zelfs het e-mailadres zag er vertrouwd uit.
En precies daar zit vandaag volgens mij het probleem.
We hebben jarenlang geleerd om bij phishing vooral naar de afzender te kijken. Ken ik dit mailadres? Klopt de bedrijfsnaam? Ziet het er betrouwbaar uit?
Maar ook dat is niet altijd meer voldoende.
Bestaande zakelijke accounts kunnen gehackt of overgenomen worden. Van daaruit kunnen vervolgens klanten, leveranciers en andere contacten van dat bedrijf worden aangeschreven. Dan krijg je dus potentieel een mail van een adres dat je effectief kent.
Of dat bij de mails die wij ontvingen exact gebeurd is, kan ik natuurlijk niet bevestigen. Maar het toont wel hoe moeilijk het wordt om echt van vals te onderscheiden.
En beeld je nu even een heel normale werkdag in.
Je hebt er al tien uur opzitten, wilt naar huis of eindelijk je laptop dichtklappen, maar moet nog snel twee offertes afwerken. Je gaat nog even door je mailbox en ziet een nieuwe aanvraag.
Interessant.
Er zit een PDF bij met de informatie.
Even openen.
Die klik is écht snel gemaakt.
Bij onze mail begonnen er gelukkig een paar dingen te wringen. De aanvraag kwam onverwacht, er werd behoorlijk wat tijdsdruk gezet en bepaalde informatie sprak elkaar tegen.
Zo stond er letterlijk:
“Gelieve binnen twee (3) werkdagen op deze e-mail te reageren.”
Twee of drie?
Tegelijk moesten we diezelfde dag nog een voorstel indienen, terwijl er volgens de mail meerdere werkdagen waren om uitstel te vragen.
Dan gaat die PDF bij mij dus even niet open.
En misschien is dat wel de belangrijkste reflex die ik wil meegeven. Krijg je onverwacht een offerteaanvraag of document, zelfs van een bedrijf dat je kent? Twijfel je ook maar een beetje, controleer het dan via een tweede kanaal.
Bel je vaste contactpersoon. Gebruik een nummer dat je al kent of zoek het bedrijf zelf op. Vraag gewoon: “Hebben jullie dit naar ons gestuurd?”
Twee minuten werk.
Zie je dat de naam van een bestaand bedrijf mogelijk wordt misbruikt? Laat het hen ook weten. Wij hebben dat nu ook gedaan. Misschien weten ze zelf nog van niets en kunnen ze op die manier sneller hun klanten en contacten waarschuwen.
En dan nog eentje die ik eigenlijk aan iedere zelfstandige wil meegeven: zet tweestapsverificatie aan op je mailbox.Gebruik een sterk, uniek wachtwoord en zorg dat ook je medewerkers dat doen.
Want denk eens na over wat er allemaal in je mailbox zit. Klanten, leveranciers, offertes, facturen, documenten, afspraken… Eigenlijk een behoorlijk groot stuk van je bedrijf.
Digitalisering maakt ons leven als ondernemer zoveel gemakkelijker. Ik zou absoluut niet meer terug willen. Maar we klikken, downloaden en delen daardoor ook meer dan ooit.
Misschien moeten we dus vooral af van het idee dat phishing altijd verdacht oogt.
Soms ziet het er gewoon uit als een nieuwe klant.
Een offerteaanvraag.
Een leverancier die je kent.
En een PDF die je nog snel even wilt openen voor je naar huis gaat.
It’s just the beginning. So be aware.
Helena
GreenTechPower
Helena kwam al op jonge leeftijd in contact met landbouw en tuinbouw. Van haar twaalfde tot haar achttiende volgde ze les aan de tuinbouwschool in Peizegem, Merchtem. Ze combineert die groene én landbouwachtergrond met een frisse blik op communicatie en brengt sectorverhalen naar website, sociale media en nieuwsbrief.
