Het spreekt voor zich dat indien u te maken hebt met bijvoorbeeld een slecht betalende klant of een leverancier die de goederen die u bij hem bestelde niet tijdig levert, of enig ander probleem dat u wil aanpakken, u op een bepaald moment iets zal moeten ondernemen. En het verzenden van een aangetekende brief is dan, juridisch gezien, nog steeds de beste manier om op te treden. Maar bij het verzenden van een dergelijke brief duiken in de praktijk vaak nog onverwachte situaties op: we zetten er hier een paar op een rij!
Een aangetekende brief?
Het verzenden van een e-mailbericht is natuurlijk ook nog steeds een manier om bijvoorbeeld een wanbetaler op de hoogte te brengen en hem erop te wijzen dat hij dit in orde moet brengen. Maar het is wel belangrijk te weten dat vele wetsregels toch nog altijd de aangetekende brief vooropstellen indien er zich bepaalde situaties voordoen. Bovendien zal een rechter in de praktijk ook nagaan of de tegenpartij op een officiële manier op de hoogte werd gebracht van wat precies het probleem is (bijvoorbeeld de wanbetaling van uw wanbetaler).
Zodra u één of meerdere diensten hebt verleend aan een klant , zendt u de betreffende factuur naar hem toe. Vanaf het ogenblik dat u opmerkt dat uw factuur niet wordt betaald en een aantal dagen verstreken is sinds de vervaldag, doet u er goed aan om een ‘aangetekende ingebrekestelling’ te versturen. U moet deze wanbetaler duidelijk maken dat hij in zijn verplichtingen tekortschiet. Doet u dit telefonisch of gewoon persoonlijk, dan heeft dit geen enkele juridische waarde: u kunt namelijk moeilijk bewijzen dat dit telefoongesprek eigenlijk een aanmaning was om te betalen! De wanbetaler moet op een officiële manier kennisnemen van uw klachten. Dit gebeurt dus best via een aangetekende brief waarin u uiteenzet dat hij de betaling van uw factuur nog steeds niet in orde heeft gebracht. Nadat u deze brief aangetekend hebt verstuurt, bewaart u ook best een kopie van deze brief, samen met het verzendingsbewijs dat u in het postkantoor kreeg ten tijde van de verzending.
In de praktijk beweert de schuldenaar vaak dat de briefomslag leeg was: wat dan?
Krijgt uw wanbetaler de aangetekende brief in handen, dan kan hij nog steeds aanhalen dat er geen brief in de envelop zat! Dit wordt trouwens in de praktijk nog vaak aangehaald. Het is dan echter wel zo dat hij dit zal moeten kunnen aantonen, wat niet gemakkelijk zal zijn. Meestal wordt er dan aangehaald dat de brief door een fout bij de postbedeling is verloren gegaan. Het is natuurlijk aan de rechter om dit in de praktijk te beoordelen, rekening houdend met alle feiten en omstandigheden.
De aangetekende brief wordt niet afgehaald: wat nu?
De kans bestaat eveneens dat uw wanbetaler niet aanwezig is bij de aankomst van de postbode met de aangetekende zending. Deze laatste laat dat een documentje achter waarop vermeld wordt dat de aangetekende brief op het postkantoor kan worden afgehaald. Doet de wanbetaler dit niet, dan zal deze zending later naar u als schuldeiser teruggestuurd worden. Dit betekent echter niet dat uw aangetekende brief volledig waardeloos is. Integendeel: u hebt namelijk het bewijs van uw verstuurde aangetekende zending.
Komt een aangetekende brief terug naar u, dan houdt u deze best bij. U kunt namelijk op die manier aantonen dat u wel effectief een aangetekende brief hebt gestuurd naar uw wanbetaler. Doe hem ook niet open, zodat u later kunt aantonen dat de briefomslag zeker niet leeg was!
Uw aanmaning ook per gewone brief versturen?
Het is inderdaad een goede oplossing om uw aangetekende ingebrekestelling of aanmaning ook per gewone brief te versturen. In uw aangetekende zending kunt u hiervan best melding maken. Indien uw wanbetaler later beweert niets te hebben ontvangen, dan zal het zeker niet geloofwaardig overkomen dat hij zowel de aangetekende brief als de gewone brief niet zou ontvangen hebben. Het is dus maar een kleine moeite om uw aanmaning ook per gewone brief te versturen. Laten we wel opmerken dat dit natuurlijk niet wettelijk verplicht is, maar het is wel een middel om u extra in te dekken tegen wanbetalers die maar blijven weigeren om te betalen. Ook de rechter in de praktijk zal niet kunnen geloven dat geen van beide brieven de schuldenaar zou bereikt hebben!
Een onjuist adres: wat nu?
Komt uw aangetekende zending terug omdat blijkt dat het adres van uw wanbetaler niet of niet meer correct is, dan zal u op zoek moeten gaan naar zijn nieuw adres. Dit is heden ten dage niet meer zo gemakkelijk omdat men rekening moet houden met de wet op de privacy. De tijd dat u naar het gemeentehuis ging om een adres te vragen, is al lang voorbij! In dit geval kunt u beroep doen op een gerechtsdeurwaarder of op een advocaat.
Een gerechtsdeurwaarder heeft toegang tot het Rijksregister en kan op een vlotte en snelle manier iemands adres opzoeken. Hij moet zich niet tot de gemeente richten om een adres op te vragen. Het is echter noodzakelijk dat deze aanvraag schriftelijk gebeurt.
Ook via een advocaat kunt u het nieuwe adres van uw wanbetaler bekomen.Advocaten hebben rechtstreeks toegang tot het Rijksregister. Hou ook hier echter rekening met het feit dat u zijn diensten zal moeten vergoeden. Uiteraard kunt u via deze advocaat uw wanbetaler onmiddellijk in gebreke laten stellen voor de onbetaalde factuur.