Sinds 2011 moeten alle professionele gebruikers in alle lidstaten een register bijhouden van het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen (volgens artikel 67 van Verordening (EG) nr. 1107/2009). Deze registers moeten ten minste drie jaar worden bewaard en in veel gevallen zelfs tot vijf jaar. De professionele gebruiker stelt de relevante informatie uit deze registers op verzoek ter beschikking van de bevoegde autoriteit.
Deze verplichtingen gelden niet alleen voor professionele gebruikers in de land- en tuinbouwsector, maar ook voor professionals in groenvoorzieningen en overheidsbedrijven (spoorwegen, luchthavens) die gewasbeschermingsmiddelen gebruiken. Ze gelden zowel voor behandelingen in open lucht als voor behandelingen onder bescherming (serres) of speciale installaties (zaadbehandeling, opslaglokalen enzovoort).
Ongeacht of het register op papier of in elektronische vorm wordt bijgehouden, moet de professionele gebruiker elk gebruik van een gewasbeschermingsmiddel onverwijld registreren. Tot en met 2025 moest dit register minimaal de naam van het gebruikte gewasbeschermingsmiddel, de datum en de dosering van het gebruik, alsook de locatie en het gewas waarop het product werd gebruikt vermelden, en kon het op papier of in elektronisch formaat worden bijgehouden.
Ongeacht of het register op papier of in elektronische vorm wordt bijgehouden, moet de professionele gebruiker elk gebruik van een gewasbeschermingsmiddel onverwijld registreren. Tot en met 2025 moest dit register minimaal de naam van het gebruikte gewasbeschermingsmiddel, de datum en de dosering van het gebruik, alsook de locatie en het gewas waarop het product werd gebruikt vermelden, en kon het op papier of in elektronisch formaat worden bijgehouden.
De nieuwe Europese verordening (Uitvoeringsverordening (EU) 2023/564) vereist sinds 1 januari 2026 de registratie van de volgende bijkomende gegevens voor elk professioneel gebruik van gewasbeschermingsmiddelen:
Deze gegevens mag je in 2026 nog registreren op papier of reeds digitaal. Het is echter essentieel dat alle bovenstaande bijkomende gegevens sinds 1 januari 2026 effectief worden geregistreerd.
Wanneer moet je dan volledig digitaal registreren?
Vanaf 2027 wordt de digitale registratie van het spuitregister verplicht. In 2027 blijft het wel nog mogelijk om de registraties op papier bij te houden. In dat geval is het verplicht om het volledige spuitregister één keer per jaar om te zetten naar een digitaal formaat. Deze omzetting moet gebeuren uiterlijk op 31 januari van het daaropvolgende jaar. Concreet betekent dit dat vanaf 2027 de toepassingen nog op papier mogen worden geregistreerd, op voorwaarde dat deze gegevens ten laatste op 31 januari 2028 omgezet worden naar een digitaal spuitregister. Vanaf 2030 geldt bovendien dat alle gegevens uiterlijk 30 dagen na de datum van gebruik in digitale vorm beschikbaar moeten zijn.
Wat betekent een digitale registratie?
Volgens de letter van de wet moet digitale registratie gebeuren in een machinaal leesbaar formaat. Dat betekent bijvoorbeeld een Excel-, Word-of doorzoekbaar pdf-bestand. Ook gespecialiseerde digitale registratietools zijn toegelaten. Foto’s of scans van papieren documenten worden niet aanvaard als geldige digitale registratie.
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat vanaf 2027 het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen uiterlijk binnen de 7 dagen na toepassing moet worden geregistreerd. Digitale registratie moet uiterlijk 31 januari van het jaar volgend op het jaar van gebruik van het gewasbeschermingsmiddel in digitale vorm worden omgezet.
Professionele gebruikers die in het kader van contractuele regelingen voor een andere natuurlijke of rechtspersoon handelen (bv. loonwerkers of tuinaanleggers) verlenen die uitbestedende persoon (bv. een golfterrein) toegang tot de gegevens, of verstrekken een kopie ervan zonder onnodige vertraging of beperkingen. In alle gevallen krijgt de klant uiterlijk 30 dagen na de datum van gebruik van het gewasbeschermingsmiddel toegang tot of een kopie van het register.
